Huishoudelijk reglement


Geschiedenis Even voorstellen Mobiel Onze missie Q-label Statuten Vacature Onze voorwaarden


Inleiding

Een huishoudelijk reglement is een set regels en richtlijnen, in aanvulling op de wet en de statuten. Een vereniging of stichting moet beschikken over statuten, het opstellen van een huishoudelijk reglement is niet verplicht. Niettemin kiezen bijna alle verenigingen en stichtingen ervoor een huishoudelijk reglement te maken.

Het huishoudelijk reglement is ondergeschikt aan de statuten. Dit wil zeggen dat de statuten gehanteerd worden, zodra het huishoudelijk reglement daarmee in tegenspraak zou zijn.

De Algemene vergadering van Danskant vzw. geldig bijeen op 9 maart 2013, heeft haar Huishoudelijk reglement herwerkt en vervangen door onderstaande tekst. Hierdoor vervallen alle vroegere publicaties.

Artikel 1. Het huishoudelijk regelement

Dit huishoudelijk reglement is van toepassing na de bepalingen van de Wet betreffende de verenigingen zonder Winstoogmerk van 2 MEI 2002 en de uitvoeringsbesluiten hieromtrent en na de bepalingen in de statuten van Danskant.

Artikel 2. Het statuut van de Danskant medewerker

1. Definitie:

Vrijwillige medewerkers die binnen het kader van Danskant betrokken zijn bij het realiseren van onze missie en doelstellingen worden “Danskant medewerkers” genoemd. Zij worden door Danskant gevraagd omwille van hun deskundigheid en ervaring.

2. Erkenning:

Een vrijwillige medewerker wordt als “Danskant medewerker” erkenning verleend door de Raad van Bestuur van de vereniging. De Raad van bestuur kan deze erkenning op elk moment intrekken. De vrijwillige medewerker ondertekent hiervoor de statuten en dit huishoudelijk reglement van de vereniging.

3. Rechten en plichten van de “Danskant medewerker”:

  • De Danskant medewerker is vrij om een opdracht in naam van Danskant te aanvaarden of niet.
  • De Danskant medewerker kan ten allen tijde haar/zijn medewerking aan Danskant stopzetten.
  • De Danskant medewerker kan binnen het afgesproken kader (tijdstip, duur en wijze van aanpak) de opdracht volgens eigen inzicht uitvoeren.
  • De Danskant medewerker bereidt zich zelfstandig voor op elke opdracht.
  • De Danskant medewerker richt zich met eventuele klachten tot de Raad van Bestuur van Danskant.

4. Rechten en plichten voor Danskant t.o.v. de vrijwillige medewerker.

  • Tussen Danskant en de medewerker bestaat geen band van ondergeschiktheid (zoals dit wel het geval is tussen werknemer en werkgever) en dat er dus geen arbeidsovereenkomst wordt afgesloten.
  • Danskant verzekert z’n medewerkers volgens de wettelijke bepalingen in de polis ‘verzekering der burgerlijke aansprakelijkheid en tegen lichamelijke ongevallen’.

5. Vergoedingen voor vrijwilligers

De vrijwillige medewerkers bij Danskant ontvangen een dagvergoeding volgens de wettelijk vastgelegde bedragen (jaarlijks geïndexeerd). Op 1 januari 2012 is dat maximum 31,44 euro per dag met een begrenzing van 1257,51 euro op jaarbasis. Voor de km-vergoeding is dat 0,3352 euro per km

Artikel 3 : Danskant groepen

Danskant heeft als landelijk erkende jeugdvereniging tot doel om haar programma's zo ruim mogelijk te verspreiden. Door groepen aan te sluiten wil Danskant meer lokale werkingen stimuleren en begeleiden.

Voor wie is dit bedoeld ?

Iedereen die zich wil inzetten voor een lokale of regionale werking met een doelgroep die zich vooral situeert tussen 3 en 30 jarigen kan een beroep doen op onze ondersteuning via een groepsaansluiting.

Wat verwachten wij ?

  • Een lokale groepswerking die bij Danskant wil aansluiten maakt jaarlijks een aansluitingscontract met Danskant. Hierin worden de afspraken vastgelegd op welk vlak de samenwerking met Danskant in het volgende jaar zal verlopen.
  • De aangesloten groep zorgt zelf voor een minimale administratieve opvolging van deze activiteiten. D.w.z. de opgave van de ledengegevens (naam, volledig adres en geboortedatum) van alle leden en leidinggevende personen op de daartoe voorziene lijsten die door Danskant bezorgd worden. Het totale overzicht van de lokale werking met plaats, data en uren van alle voorziene activiteiten van de groep.
  • De werking wordt opgenomen in het jaarlijks voortgangsrapport van Danskant.
  • De aangesloten groep neemt een mandaat waar in de Algemene Vergadering van de vzw om op die manier inspraak te hebben in het beleid van de vereniging.
  • Elke groep vertegenwoordigt één groepsverantwoordelijk in de Algemene vergadering van Danskant vzw
  • Jaarlijks, bij het begin van het werkjaar (september) overlegt elke groep met Danskant welke activiteiten in samenwerking van Danskant worden opgezet. (kampen, stages…)

Wat bieden wij aan als ondersteuning ?

  • Verzekering
Leden en leiding worden door Danskant vzw verzekerd (enkel deze leden en leiding die terug te vinden zijn op de ledenlijst en docentlijst.

  • Gratis vorming
    Docenten van de aangesloten groepen worden uitgenodigd voor gratis vormingsdagen (enkel deze docenten die op de docentenlijst staan komen hiervoor in aanmerking)
  • Gratis URL + Webruimte
Aangesloten groepen kunnen gratis beschikken over een danskant.be websitenaam en daar koppelen we ook de nodige webruimte aan onder de voorwaarden van Fair use policy. Waaronder we verstaan dat de URL steeds duidelijk zichtbaar moet zijn in de adresbalk (http://groepsnaam.danskant.be). Koppelen van een eigen domeinnaam is dus niet mogelijk. We verstaan daaronder ook het normaal gebruik van webruimte door bijvoorbeeld grote fotoverzamelingen te koppelen en niet op onze server te hosten. We verstaan daaronder ook dat elke pagina van de groepswebsite onderaan linkt naar onze hoofdwebsite www.danskant.be

  • Fiscale attesten
Voor alle Danskant danskampen door de groep mee ingericht ontvangen de ouders van deelnemers (jonger dan 12 jaar) een fiscaal attest door Danskant vzw uitgeschreven.

  • Info en ondersteuning
Informatie en ondersteuning ivm decreten van de Vlaamse overheid in verband met de sector jeugd met specifieke invloed op de groepswerking.

  • Wat is niet gratis en waar zorgt Danskant niet voor ?
Het zoeken naar een geschikt danslokaal wordt aan de initiatiefnemers/dansleiders overgelaten. De onkosten voor lokaalgebruik, verplaatsingen en/of vergoedingen aan dansleiders dienen plaatselijk door de groep/ de dansleider geregeld te worden in onderlinge afspraak. Danskant komt dus niet tussen in de plaatselijke interne financiële aangelegenheden.

Artikel 4: Tijdelijke werkgroepen

  • Een werkgroep is een groep van mensen met een bepaald doel of een bepaalde opdracht die zij gezamenlijk resultaatgericht proberen uit te voeren.
  • Zowel de Algemene vergadering als de Raad van Bestuur kunnen werkgroepen oprichten die een deelaspect van de werking voorbereiden en uitwerken.
  • Elke werkgroep krijgt een welomschreven opdracht, een afgebakende tijdslimiet. Als de taak is volbracht, wordt de werkgroep opgeheven.
  • De Algemene Vergadering of de Raad van bestuur kan ook een werkgroepsverantwoordelijke aanduiden die op zijn/haar beurt mensen zal verzamelen om de werkgroep vorm te geven.
  • Een werkgroep bestaat minstens uit 2 leden
  • De werkgroep verantwoordelijke zal in overleg met de Raad van bestuur de frequentie en het aantal bijeenkomsten bepalen.
  • Van elke bijeenkomst wordt een verslag opgemaakt, dit kan door de werkgroep verantwoordelijke of een ander lid van de werkgroep. Deze verslagen worden zo snel mogelijk opgemaakt na elke vergadering van de werkgroep en doorgezonden naar de Raad van bestuur die op haar beurt indien nodig (als de werkgroep werd opgericht in de schoot van de algemene vergadering) deze verslagen moet doorsturen naar alle leden van d Algemene vergadering.

Artikel 5: Permanente werkgroepen

Bij het schrijven van dit Huishoudelijk Reglement was er één permanente werkgroep actief nl. ‘het opleidingsteam’.

  • Ook deze werkgroepen kunnen worden opgericht door zowel de Algemene Vergadering als de Raad van Bestuur
  • Met uitzondering van de tijdslimiet valt een permanente werkgroep onder dezelfde regels zoals beschreven bij Artikel 4 van dit Huishoudelijk reglement.

Artikel 6: Danskampen en of dansstages

  • In samenspraak met de dansgroepen richt Danskant vzw danskampen en/of dansstages in. Het is de Raad van bestuur dat hierin initiatief neemt.
  • Inschrijvingen en betalingen voor een danskamp en/of dansstage kan enkel via de ter beschikking gestelde kanalen van Danskant vzw
  • Ten minste 4 weken voor de start van een danskamp en/of dansstage bezorgt de kampverantwoordelijk het volledig programma aan de Raad van Bestuur van Danskant vzw
  • Danskant vzw voert alle administratie over een danskamp en/of dansstage, deelnemerslijst, facturatie, fiscale attesten (indien de leeftijd van de deelnemers zulks toelaten)
  • Danskant bespreekt vooraf met de kampverantwoordelijk het budget en de modaliteiten om dit uit te betalen.
  • Na afloop bezorgt de kampverantwoordelijke aan de Raad van bestuur:
    • Een verslag van het kamp
    •  Een financiële afrekening
    • Een geactualiseerde deelnemers lijst van de werkelijk aanwezige deelnemers

Artikel 7: De Algemeen coördinator

De functie van Algemeen coördinator is materie van de Raad van Bestuur. En wordt ingesteld zolang de middelen dit toelaten want de Algemeen coördinator werkt onder een werknemersstatuut.

Taken van de Algemeen coördinator

  • De Algemeen coördinator zal de coördinatie en opvolging verzorgen van de werkplanning van alle personeelsleden. (Taakverdeling, alle contacten met ons sociaal secretariaat, uitbetalen van lonen en onkostenvergoedingen …)
  • De Algemeen coördinator zal de coördinatie en opvolging verzorgen van alle Danskant activiteiten. (Zoals: Opleiding, bijscholingen en cursussen, dienstverlening, danskampen en/of dansstages, Didactische uitgaven … )
  • De Algemeen coördinator zal de coördinatie en opvolging verzorgen voor de vertegenwoordiging van Danskant en voor de ontwikkeling van interne contacten (met de medewerkers en aangesloten dansgroepen) en externe contacten die voor Danskant nuttig kunnen zijn.
  • De Algemeen coördinator zal de coördinatie en opvolging verzorgen van alle handelingen die nodig zijn om aan onze subsidievoorwaarden te voldoen. Zoals het opstellen van een Beleidsplan, het opstellen van ons jaarlijks voortgangsrapport naar de overheid toe, het opstellen van het jaarlijks financieel verslag.
  • De Algemeen coördinator zal de coördinatie en opvolging verzorgen van de boekhouding van Danskant vzw. Wat op zich niet impliceert de hij deze boekhouding zelf moet voeren. Wel is de Algemeen coördinator verantwoordelijk voor de budgetopvolging, de eindredactie van onze jaarlijks begroting en alle verslaggeving in dat verband naar zowel de Algemene vergadering als naar de Raad van bestuur toe.

Gedeelde taken van Algemeen coördinator en de Voorzitter van Danskant vzw

  • De Algemeen coördinator en de Voorzitter overleggen zo nauw mogelijk de algemene werking van de vereniging en vormen als het ware het Dagelijks Bestuur van Danskant vzw.
  • De Algemeen coördinator en de Voorzitter stellen de agenda voor de Raad van bestuur en de Algemene vergadering op zoals bepaald in onze statuten.
  • De Algemeen coördinator en de Voorzitter zorgen ook voor de inhoudelijk voorbereiding van zowel de Raad van Bestuur als van de Algemene vergadering.
  • De Algemeen coördinator en de Voorzitter zijn ook verantwoordelijk voor de door de wet opgelegde logboeken en registers. Ze spreken onderling af hoe en waar deze worden bijgehouden.

Artikel 8: Inzagerecht voor werkende leden

  • De nieuwe VZW – wetgeving geeft werkende leden het recht om het VZW – dossier, dat door de raad van bestuur wordt opgemaakt en opgevolgd, in te kijken. Het inzagerecht bevat de mogelijkheid om het VZW – dossier in te kijken.
  • Het VZW – dossier bestaat uit drie grote onderdelen:
    • Het ledenregister
      • In eerste plaats moet de raad van bestuur een ledenregister aanmaken. Met “leden” worden de werkende leden van de VZW bedoeld. Alleen de werkende leden komen dus voor in het ledenregister. Voor de toetredende leden moet er geen register te worden voorzien.
      • Alle Verslagen en beslissingen
      • Het VZW – dossier bevat vervolgens alle verslagen en beslissingen (de notulen) van de algemene vergadering, de raad van bestuur, het dagelijks bestuur (indien hiervoor werd geopteerd) en de vertegenwoordigers van de VZW (indien hiervoor werd geopteerd).
        De boekhoudkundige stukken
  • Het VZW – dossier bevat dus ook de volledige boekhouding. De boekhouding bevat volgende stukken:
    o Begroting
    o Dagboek
    o Inventaris
    o Jaarrekening
  • Indien de werkende leden het VZW - dossier willen inkijken, richten ze hiervoor een schriftelijke verzoek aan de raad van bestuur, waarna een datum wordt overeengekomen waarop het dossier kan worden ingekeken.
  • Belangrijk om hier te vermelden is wel dat deze inzagemogelijkheid enkel bestaat in de VZW’s waar geen commissaris werd benoemd. Indien er een commissaris werd benoemd, wordt verondersteld dat deze de nodige controle zal uitvoeren en hierover verslag zal uitbrengen aan de algemene vergadering, waar alle werkende leden zitting hebben.

Artikel 9: Slotbepalingen

Betreffende de bijkomende bepalingen, hierbij niet opgenomen, worden achtereenvolgens toegepast:

1. de V&S wetgeving van 26 juni 2003
2. de statuten van Danskant vzw
3. het decreet van de Vlaamse Gemeenschap op het Vlaamse Jeugdbeleid.